Instrukcja Biurowa Wojewódzka Spółdzielnia Spożywców "Społem" (1975) - broszura

Opis dokumentu

Dokument - Instrukcja biurowa z roku 1975 wydany przez Wojewódzką Spółdzielnię Spożywców "Społem" dotyczył organizacji pracy kancelaryjnej wszystkich komórek strukturalnych przedsiębiorstwa. Była w istocie sprawy, podobnie jak niepoprawnie nazwana - "Instrukcja biurowa" z 1978 roku - Instrukcją kancelaryjną i do tych samych celów służyła. Z całym procesem tworzenia dokumentacji potrzebnej przy produkcji i dystrybucji towarów, jej opracowywania, sposobie przechowywania i dalszych jej losów, można się zapoznać na naszych stronach internetowych przy wspomnianej instrukcji z 1978 roku. Postanowienia wstępne dokumentu, miały uświadamiać pracownikom firmy fundamentalne cele i wartość tworzonej podczas procesów produkcji, przechowywanej i oddawanej dokumentacji do ówczesnego Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Gdańsku, (dopiero później w tym samym 1975 roku, powstało Województwo Elbląskie, które stworzyło istniejące do dziś Archiwum Państwowe w Elblągu z siedzibą w Malborku). Tworzone w spółdzielni "pod względem wartości archiwalnej akta dzieliły się na dwie kategorie - posiadające wartość historyczną", oznaczone w kategorii archiwalnej symbolem "A" i "nie posiadające wartości historycznej", oznaczone w kategorii archiwalnej symbolem "B". Rozdział drugi dokumentu skupił się na przyjmowaniu, przekazywaniu, załatwianiu i wysyłaniu korespondencji, tutaj też znajdziemy strukturę organizacyjną spółdzielni. Trzeci rozdział dotyczył odpowiedniego przechowywania (wstępnego ich opracowania, odpowiedniego opisania teczek) akt zarówno tych bieżących (aktualnych) w procesach produkcji i tych niepotrzebnych dla procesów produkcji. Przekazywanych do archiwum spółdzielni (w odpowiedni sposób, terminach, uporządkowane i za pomocą Spisu Zdawczo-Odbiorczego). To tutaj dokumenty kategorii "B" z chwilą ich wykorzystania przy pomocy pracowników archiwistycznych przedsiębiorstwa były przekazywane do zbiornicy makulatury. Czwarty rozdział opisywał właściwą organizację i przebieg pracy biurowej oraz odpowiedzialność za te czynności, w piątym rozdziale przedstawiono postanowienia końcowe. Dalej w treści wydrukowano Jednolity Wykaz Akt Komórek Organizacyjnych (nazywany dziś Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt), na podstawie którego klasyfikowano dokumentacje, ustalając kategorię "A" i "B", ustalając czasokres przechowywania tejże dokumentacji. Na stronach naszego Wortala znajdziemy również dokument o prawidłowej nazwie Instrukcja kancelaryjna z 1980 roku.